Чудесен пример за ефективни събрания

Думата “meeting” вече така дълбоко е навлязла в нашата реч, че трудно може да й се намери превод, който да не носи някакви странични оттенъци. Все пак, реших да използвам думата “събрание”, макар и някой хора да я свързват с близкото социалистическо минали, но “мийтинг” изглежда съвсем неподходящо.

Историята, която ме впечатли, и която искам да споделя с вас, я разказва Cheri Baker в своя блог The Enlightened Manager. Чери е собственик на консултантска фирма по мениджмънт, а историята се случва в един екип, с който тя е работила като консултант и е присъствала на едно от техните събрания, което я е впечатлило с бодрия и позитивен дух на участниците и с невероятната ефективност на работата на екипа. Примерът е много ценен и с това, че важи навсякъде, независимо от конкретната професионална област.

Кое е най-забележителното в тази случка? Чери представя няколко фактора, които обясняват доброто сработване и ефективност на тези хора. Аз ще се спра на някои от тях, които смятам, че могат веднага да влязат в употреба в един екип, даже и такъв, който не се занимава с разработка на софтуер.

Ротационно водачество. Вместо всяко събрание да се води от проджект мениджъра и с това да се отмени тази отговорност от останалите участници, създавайки по този начин пасивна нагласа у тях, този екип е приел правилото всяка среща да се ръководи от различен човек, като тази задача се поема подред от всички. По този начин освен, че се изграждат умения за ръководене на подобни събрания, в членовете на екипа се създава усещане за доверие един към друг и ангажираност към задачите, поставени за решаване.

Смях. Ведрото настроение, използването на хумор и пускането на смешни забележки е много ефективен начин за сплотяване на екипа и създаване на взаимно доверие. Работата винаги е сериозна и отговорна, но предизвикването на спонтанен смях по време на оперативно събрание, е изключително мощен механизъм за освобождаване от чувството на страх и притеснение и фокусирането на вниманието на екипа върху решаването на актуалните проблеми.

Изказване на благодарност. Още в самото начало на срещата, водещия приканва всеки от участниците да изрази своята благодарност към колегите си. И тук не става въпроса за някакво лицемерно четкане, а за искрена признателност към колегите за съвсем конкретни действия. Чери цитира следните изказвания:

“Бих искала да благодаря на Джо, че ме заместваше, докато бях в отпуска.”

“Бих искал да благодаря на Маги, че ме измъкна от огъня миналата седмица, когато компютърът ми се счупи – тя ми помогна да си отпечатам справките, когато го бях закъсал.”

Изказването на подобна откровена благодарност е мощен мотивиращ фактор. То вдъхва смисъл на работата на всеки човек и му внушава мисълта, че е полезен и ценен от своите колеги.
Отчитане на успеха. По време на такива оперативки винаги една от важните задачи е да се споделят проблемите, с които хората се сблъскват и да потърсят помощ от екипа. Придържането само към тази тема, обаче, създава негативното усещане за сизифовски труд, за постоянна борба с проблеми, което може да въздейства демотивиращо на някои, а други даже да ги хвърли в отчаяние.

Практиката, която този екип е възприел – да споделят задължително и постигнатите успехи през последните дни – е ще един силен фактор за повдигане на духа. Когато човек знае и вижда, че трудът му не е отишъл напразно, а е дал резултат и този резултат се отчита като успех не само за екипа, а и за цялата фирма, това повдига самочувствието му, вдъхва му увереност и нови сили за справяне с новите задачи.

Кратко и делово. По тази тема вече е изписано много, но това си остава и един от най-важните фактори за ефективността на едно събрание. Никакво размотаване по странични теми и никакво губене на излишно време. Точното и фокусирано обхождане на въпросите от дневния ред, деловия подход към всеки един от тях и незабавното разпускане на екипа след това, са действията, необходими да поддържат вниманието на участниците активно и водещи до най-ефективни резултати от оперативните срещи.

В софтуерния бизнес много колеги смятат, че провеждането на каквито и да е срещи и събрания, е чисто губене на време. Истината е, че това е много ефективен метод на комуникация и на решаване на задачи, но трябва да се използва умно и премерено, за да не се превърне в безсмислена говорилня, отвличаща вниманието на екипа от истинските им задължения.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net: [wp:svejo-net]

Рекламно съобщение: На 13.03.2008 в София ще се проведе курс по основи на управлението на софтуерни проекти, воден от мен. Курсът е полезен за всеки, който се интересува професионално от разработка на софтуер. Повече информация за него можете да намерите в блога PM Stories, в блога Спри и помисли! и на официалния сайт на RammSoft.

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се напълно безплатно за нашия бюлетин чрез RSS feed или по имейл.