Оттогава до сега има и други изследвания на успеваемостта на проектите, а самите Standish Group, които са изготвили първия Chaos, продължават периодично да правят подобни изследвания, опитвайки се не само да разберат какъв процент от проектите са успешни, но и причините за успеха и провала на проектите в ИТ сферата.

Много от тези изследвания установяват, че една от най-важните причини за проблемите на проектите е слабата ангажираност на топ мениджмънта в проекта. В моя опит също има много случаи, когато се е налагала намесата на големия шеф – било да договори важни решения с възложителя, или да повдигне морала на екипа и да им покаже доверие, – но това не се е случвало. И започвам да се питам: защо, как е възможно един интелигентен човек да пренебрегне това свое задължение, което на всичкото отгоре се оказва, че има фатално значение за проекта?

След известно размишление, стигнах до два вероятни извода – оптимистичен и песимистичен.

Оптимистичният предполага, че шефът е добронамерен, но криво разбира идеите за самостоятелност на екипа и делегиране на права. Това да не се месиш ежедневно в работа на хората си и да не ги микроменажираш, е чудесно. Всяка груба и постоянна намеса демотивира хората. Но има случаи, когато участието на шефа е жизнено важно. Когато настъпят трудни моменти, когато клиентът започне да недоволства и да се опитва да се измъкне от своите ангажименти, когато екипът се изправя пред необходимостта да работи до късно и през почивните дни, тогава е нужна намесата на големия шеф, който да покаже, че ситуацията е под контрол и да увери хората си, че имат неговата пълна подкрепа в този момент.

Как можем да постигнем по-голяма ангажираност на шефа? Като бъдем по-активни в комуникацията. Като го държим постоянно в течение на събитията около проекта и при нужда му напомняме  с уважение, но категорично, че неговото участие е незаменимо. Успехът на проекта в този случай зависи от нашата комуникативност и настоятелност.

Песимистичният извод предполага, че шефът твърде много се е възгордял, решил е, че се издигнал над ежедневните проблеми на фирмата и че неговата роля вече е само в това да царува, а не да помага на своите служители да завършват проектите, по които работят. Шефът вече не се интересува от “дребните” подробности и оставя всичко в ръцете на проектния ръководител или направо в ръцете на съдбата. Така или иначе – той си има човек, когото да обвини в случай на неуспех.

Можем ли изобщо да го накараме да се ангажира по-сериозно с нашия проект? Трудно. В този случай стратегията ни по-скоро би трябвало да бъде да се защитим максимално, като му покажем, че вината за евентуалния провал на проекта би била основно негова. Може би тогава, изнудвайки го по този начин, бихме могли да го накараме да се задейства. Тук ключът е отново в комуникацията, но акцентът е върху това да се използват всички възможни канали:

• телефон, за да не се измъкне,
• срещи на живо, за да му покажем убедително каква е ситуацията,
• писмени документи, за да подчертаем неговите лични ангажименти.

Добре е в комуникацията да бъдат включени и други висшестоящи мениджъри и колеги, така че картината на личната отговорност да бъде ясна за всички.

Тази ситуация е много неприятна, но ако човек държи на работата си, на фирмата, на продукта, който би трябвало да носи ползи за клиента, трябва да мине и през тази пътека, за да доведе своя проект до успешен завършек.

И тук идва моят въпрос към вас: има ли ли сте подобни случаи, когато големият шеф се измъква от отговорност към проекта и какви са вашите идеи за това как да го накараме да се ангажира по-активно в работата?

Надявам се, че този въпрос ще провокира интересна дискусия, а за тези, които се интересуват повече от темата, препоръчвам моя семинар Управление на проекти за простосмъртни, който ще се проведе на 19.10.2011 г. в София, а малко по-късно и в други градове на страната.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Целите на проекта – видео
• Внимавайте с изискванията на клиента!

Това, на което попаднах, обаче, направо ме изуми. Graig Brown от блога Better Projects представи една статистика от доклада Chaos на Standish Group от 2002 г., в която се вижда, че цели 45% от изискванията, които клиентът е включил в проекта и са били реализирани, в крайна сметка въобще не се ползват. (Цъкнете върху картинката за по-голямо изображение.)

Като добавим и 19-те процента на много рядко използвани изисквания, положението придобива трагични размери. На практика, едва 20% от изискванията на клиента влизат в активна употреба, което означава, че огромно количество труд и енергия на проектиния екип са отишли на вятъра.

Какъв е изводът?

Изводът е, че трябва много по сериозно да се акцентира върху бизнес анализа. Да се проучат по-добре нуждите и навиците на потребителя и да се отсеят ненужните и неважни изисквания.

Най-добрата практика е да се открият най-важните изисквания, без които системата не би могла да тръгне и да се обособят в един проект само те. Всичко останало да мине за следваща итерация. По този начин, след като получи ядрото на желания продукт с най-важната функционалност, клиентът ще има по-голяма яснота каква е реалната му нужда от всички останали изисквания и дали има смисъл да плаща, за да му се изработят неща, от които няма особена полза.

Така че – внимавайте с изискванията! Анализирайте ги детайлно и ги обсъдете неколкократно с възложителя, преди да ги включите в заданието. Иначе, в края на проекта ще бъдете затрупани с работа, клиентът ще недоволства, че закъснявате и няма да иска да си плати, а в крайна сметка, дори няма да ползва всички глезотии, които си е поискал.

Трябва да бъдем малко по-критични към техните изисквания. Това, в крайна сметка е за доброто и на двете страни.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Техники за събиране на изисквания
• Как да ангажираме висшия мениджмънт в проекта?
• Документи на бизнес анализа
• Добри новини за онези, които се интересуват от бизнес анализ
• Международният институт по бизнес анализ обновява сертификационният си изпит