Проектът цели постигането на някаква промяна в оперативния бизнес на фирмата и ако тази промяна е успешна, ако тя води до подобряване на бизнес показателите на компанията, значи проектът си е свършил работата. Бизнес целта може да решава някакъв бизнес проблем, да развива нова възможност или в най-общия случай: да повиши приходите или да намали разходите по дейността на компанията.

Как обаче оценяваме дали целта е постигната? Това става с по-малките цели, които си поставяме. На английски това се нарича objectives, а аз го нарекох стъпки към постигане на главната цел. Те трябва да отговорят на определени характеристики, описани с акронима SMART:

• Конкретни (Specific)
• Измерими (Measurable)
• Приемливи (Acceptable)
• Реалистични (Realistic)
• Ограничени във времето (Time-bounded)

Във видеото разглеждам всяка една от тези характеристики и обяснявам защо е важно да ги има и с какво те помагат за успешното постигане на главната цел на проекта.

Темата за целта на проекта и нейното разбиране като главен фактор за успеха, е важна част от семинара “Управление на проекти за простосмъртни“, който ще изнеса на 15.11.2011 г. във Варна и на 22.11.2011 г. в Русе. Вижте видеото:

Майк Рам за целите на проекта

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Що е проект? Дефиниция и особености – видео
• Как да ангажираме висшия мениджмънт в проекта?
• Защо водя семинари по управление на проекти?
• 10 проблема при преговорите с клиенти. Част 1 – избор на методология и избор на клиент
• Защо хората мразят процесите

Оттогава до сега има и други изследвания на успеваемостта на проектите, а самите Standish Group, които са изготвили първия Chaos, продължават периодично да правят подобни изследвания, опитвайки се не само да разберат какъв процент от проектите са успешни, но и причините за успеха и провала на проектите в ИТ сферата.

Много от тези изследвания установяват, че една от най-важните причини за проблемите на проектите е слабата ангажираност на топ мениджмънта в проекта. В моя опит също има много случаи, когато се е налагала намесата на големия шеф – било да договори важни решения с възложителя, или да повдигне морала на екипа и да им покаже доверие, – но това не се е случвало. И започвам да се питам: защо, как е възможно един интелигентен човек да пренебрегне това свое задължение, което на всичкото отгоре се оказва, че има фатално значение за проекта?

След известно размишление, стигнах до два вероятни извода – оптимистичен и песимистичен.

Оптимистичният предполага, че шефът е добронамерен, но криво разбира идеите за самостоятелност на екипа и делегиране на права. Това да не се месиш ежедневно в работа на хората си и да не ги микроменажираш, е чудесно. Всяка груба и постоянна намеса демотивира хората. Но има случаи, когато участието на шефа е жизнено важно. Когато настъпят трудни моменти, когато клиентът започне да недоволства и да се опитва да се измъкне от своите ангажименти, когато екипът се изправя пред необходимостта да работи до късно и през почивните дни, тогава е нужна намесата на големия шеф, който да покаже, че ситуацията е под контрол и да увери хората си, че имат неговата пълна подкрепа в този момент.

Как можем да постигнем по-голяма ангажираност на шефа? Като бъдем по-активни в комуникацията. Като го държим постоянно в течение на събитията около проекта и при нужда му напомняме  с уважение, но категорично, че неговото участие е незаменимо. Успехът на проекта в този случай зависи от нашата комуникативност и настоятелност.

Песимистичният извод предполага, че шефът твърде много се е възгордял, решил е, че се издигнал над ежедневните проблеми на фирмата и че неговата роля вече е само в това да царува, а не да помага на своите служители да завършват проектите, по които работят. Шефът вече не се интересува от “дребните” подробности и оставя всичко в ръцете на проектния ръководител или направо в ръцете на съдбата. Така или иначе – той си има човек, когото да обвини в случай на неуспех.

Можем ли изобщо да го накараме да се ангажира по-сериозно с нашия проект? Трудно. В този случай стратегията ни по-скоро би трябвало да бъде да се защитим максимално, като му покажем, че вината за евентуалния провал на проекта би била основно негова. Може би тогава, изнудвайки го по този начин, бихме могли да го накараме да се задейства. Тук ключът е отново в комуникацията, но акцентът е върху това да се използват всички възможни канали:

• телефон, за да не се измъкне,
• срещи на живо, за да му покажем убедително каква е ситуацията,
• писмени документи, за да подчертаем неговите лични ангажименти.

Добре е в комуникацията да бъдат включени и други висшестоящи мениджъри и колеги, така че картината на личната отговорност да бъде ясна за всички.

Тази ситуация е много неприятна, но ако човек държи на работата си, на фирмата, на продукта, който би трябвало да носи ползи за клиента, трябва да мине и през тази пътека, за да доведе своя проект до успешен завършек.

И тук идва моят въпрос към вас: има ли ли сте подобни случаи, когато големият шеф се измъква от отговорност към проекта и какви са вашите идеи за това как да го накараме да се ангажира по-активно в работата?

Надявам се, че този въпрос ще провокира интересна дискусия, а за тези, които се интересуват повече от темата, препоръчвам моя семинар Управление на проекти за простосмъртни, който ще се проведе на 19.10.2011 г. в София, а малко по-късно и в други градове на страната.

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Целите на проекта – видео
• Внимавайте с изискванията на клиента!

Планът е нищо! Планирането е всичко!

Съвсем наскоро пък попаднах на друг цитат, чийто автор не е упоменат, но пък звучи малко по-ясно:

Изкуството да правиш планове е толкова ценно, колкото и умението да ги променяш.

Някога работех с проектни мениджъри, които вярваха, че е важно да се направи точен план и че екипът трябва да направи всичко възможно да го спази буква по буква. С времето започнах да разбирам, че животът е толкова динамичен, че на практика всеки план в един момент се оказва неактуален. И за да има някаква полза от него, е нужно той да бъде променен и актуализиран.

В този смисъл, за мен планът е насока, указание за това какво е нужно да се направи като следваща стъпка, но не е догма. Затова планирането е важно и трябва да се извършва непрестанно – за да имаме вярната посока във всеки един момент. Вчерашният план днес вече е невалиден, но днес ще направим нов, така че винаги да имаме верен план – посока, която да следваме.

На 12.07.2011 г. ще водя семинар по управление на проекти, посветен на планирането. По този повод, освен че ви каня да участвате в него, искам да ви попитам за вашето мнение относно плановете и планирането. Какво мислите за горните цитати? Вярвате ли, че е важно да имаме план – не само в проектите, които изпълняваме, а и в живота? И доколко трябва да следваме плана, който веднъж сме създали – трябва ли да се стремим да го изпълняваме на всяка цена или можем всеки ден да го променяме?

И за да ви стимулирам към активност (след доста продължително затишие в този блог), обявявам награда: онзи коментар, който най-пълно и аргументирано отговори на поставените въпроси по мое субективно мнение, ще получи ваучър за участие в семинара “Планиране на проекти” на 12.07.2011 с 50% отстъпка от редовната такса за регистрация.

На семинара не само ще представя полезни техники за планиране на работата по проекта, но и ще имаме възможността да ги упражним на практика върху примерни проекти, в които ще видим всички тънкости и особености на планирането. Ще ви покажа опасностите и капаните, в които можете да попаднете, както и хитри начини за оптимизиране на плана, така че да можем да го изпълним без да изцеждаме силите на своя екип.

Ако всичко това ви изглежда интересно и полезно, заповядайте – регистрирайте се за участие до 08.07, за да се възползвате от по-ниската цена за ранно записване. Няма да съжалявате!

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Безплатна електронна книга за PRINCE2
• Да си се похваля или “който рискува – пичели”
• Вероятност за риск
• Как се справяте с рисковете?
• Що е проект? Дефиниция и особености – видео

Книгата “Inside PRINCE2“ е сборник със статии, написани от Елизабет, разказващи за основните концепции на методологията, принципите на толерансите, особеностите при иницииране и приключване на проекта, както и въпроси относно сертифицирането в тази област.

В книгата има и доста полезни връзки към други източници по темата, а и в самия блог на Елизабет можете да откриете изключително много полезна информация.

За да се сдобиете с тази книга е необходимо да посетите този пост, да си въведете името и имейл адреса в съответните полета и след това ще получите писмо с линк за потвърждение, а след него и връзка към самата книга за сваляне. Този тип регистрация ви прави абонат на нейния бюлетин, който, ако се занимавате сериозно с управление на проекти, си заслужава да следите, но ако не ви харесва, си има връзка за отписване (unsubscribe), която си работи коректно.

Ако се интересувате повече от методологията PRINCE2, можете да посетите и моя семинар по методологии за управление на проекти, в който разглеждам основните идеи и принципи в PRINCE2, или пък да си поръчате специализирано обучение, посветено на тази методология, което също предлагаме в RammSoft.

Книгата “Inside PRINCE2″ на Елизабет Харин е чудесно начало за онези, които тепърва се запознават с тази методология. Надявам се да ви бъде полезна!

Гласувайте за тази статия в Svejo.net:

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• За плановете и планирането
• Среща на Agile и Lean общостта – 18.04.2011
• Вероятност за риск
• Как се справяте с рисковете?
• Що е проект? Дефиниция и особености – видео

Любовта ми към управлението на проекти, обаче, не изстина – все пак, това е дейността, в която станах истински професионалист и в която вярвам, че мога да бъда полезен на много хора със знанията си и с опита си. Затова, след известна пауза реших да пробвам отново със семинарите по управление на проекти, като този път реших да бъдат по-кратки, но по-стегнати, по-малко официални и луксозни, но повече насочени към това да бъдат полезни, решавайки конкретни практически проблеми и казуси.

В началото тръгна трудно – може би все още мнозина са в плен на мисълта, че спасението от кризата е затваряне в черупка и спиране на всякакви разходи, започвайки с обученията, – но въпреки това открих хора, които живо се интересуват от проблемите в проектното управление и то не за да изпъкнат като ръководители, а просто, защото търсят решение на проблемите, възникващи в работата.  Попаднах на хора, които не чакат шефът им да ги прати на обучение, а сами извадиха пари от джоба си и дойдоха на мои семинари, защото искаха да бъдат по-успешни от преди.

Днес, след няколко проведени семинара, съм щастлив да отбележа, че имам клиенти, които макар и малко на брой, се превърнаха в истински фенове, приятели и партньори, и да работя за тях е истинско удоволствие за мен.

Нещо повече, разбрах, че за тях онова, което правя, е полезно и ценно и те дори са готови да го споделят със света, което ме изпълва с огромна благодарност. И за да не звуча голословно – ето няколко примера от последния семинар, който проведох на 08.02.2011, посветен на управлението на риска в проекти:

Още по време на семинара, Марио Пешев (@mpeshev) пусна няколко положителни коментара в Twitter, които завършиха с изказването “семинарът беше много силен, радвам се особено на практическите упражнения“. По-късно той написа цяла статия в блога си, посветена на отминалия семинар, в която отново подчерта, че за него най-полезни са били практическите упражнения, защото знанията, които е получил на семинара, е могъл да ги оползотвори още на следващия ден.

Мариана Евлогиева, в типичния си хумористичен и закачлив стил също посвети един пост в блога си на семинара, в който ме поставя редом с такива титани на интелектуалната мисъл като Къци Вапцаров (“Риск печели, риск губи”) и Христо Стоичков (“Който ни рискува – ни пичели”), но ако махнем шегата настрана, ще видим, че тя е открила за себе си ползите от анализа на рисковете, който може да разкрие десетки, ако не и стотици рискове, които не само могат да се превърнат в препъни-камъни за проекта, ами и в “истински канари”, които да не можем да заобиколим. И най-важното, което Мариана споделя, е че това не бива да ни плаши и паникьосва, а да ни помогне да си изградим успешна стратегия за предотвратяване на негативния ефект на такива събития.

Благодарен съм и на Радислав Кондаков, който още за първия семинар по новата ми програма написа, че съм “дългогодишен специалист“, “опитен трейнър” и “атрактивен лектор” и че моите семинари са не само полезни, но и забавни. Признавам си, че чак се изчервих, като го прочетох – толкова хубави думи за себе си не бях срещал дотогава.

Но онова, което ме накара да разбера, че съм на прав път, онова, което ми вдъхна нови сили и енергия да продължавам по този път, беше краткия но категоричен коментар на Петър Николов в Twitter:

Най-ефективният семинар изобщо в който съм участвал досега!

Нищо повече не мога да добавя, освен:

Благодаря ви, приятели! Продължаваме напред заедно!

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• За плановете и планирането
• Вероятност за риск
• Как се справяте с рисковете?
• 10 проблема при преговорите с клиенти. Част 1 – избор на методология и избор на клиент
• Последно повикване за курса по основи на проектното управление

Миналата година бях въвлечен в един проект, в който възложителите постоянно говореха за вероятност за риск и ме караха да я смятам. Терминът “вероятност за риск” поне в областта на управлението на проекти е доста безсмислен, имайки предвид, че самият риск е вероятност за настъпване на събитие, което влияе по някакъв начин на параметрите на проекта. В този смисъл вероятност за риск означава вероятност за вероятност, което е чиста глупост.

Бях приятно изненадан, че моят личен бизнес гуру и любим блогър – Сет Годин – е имал подобни преживявания, за които разказва в книгата си “Племена”:

Наскоро слушах някакъв човек по радиото, който през цялото време предъвкваше “вероятността за риск”, свързана с някакво действие в бъдеще. Хората са толкова уплашени от риска, че не искат да използват самата дума. В крайна сметка, рискът е вероятност за провал, нали? Значи ни предупреждава, че има вероятност за вероятност. Дори не може да каже точната дума.

Всичко е рисковано. Винаги.

Всъщност, това не е съвсем вярно. Има едно изключение: единственото сигурно нещо е, че винаги има риск. Колкото повече се опитвате да играете на сигурно, толкова по-рисковано става. Така е, защото светът със сигурност, съвсем определено и напълно вероятно се променя.

Не твърдя, че съм толкова умен като Сет, но знам това-онова за рисковете, така че ако искате не само да не се страхувате от тях, но и да се научите да ги контролирате и управлявате – елате на семинара по управление на рисковете в проекти, който ще водя на 08.02.2011. Ще се борим с рисковете заедно и ще видите, че не е страшно. А ако имате мнение и опит, които можете да споделите с нас по този въпрос, можете да спечелите и безплатно участие в семинара. Не го пропускайте!

Между другото, онези хора не можаха да разберат къде грешат и скоро се разделихме. Не съжалявам за това. Предпочитам да работя с хора, които могат да наричат нещата с истинските им имена и да се изправят смело и отговорно срещу тях.

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Как се справяте с рисковете?
• Що е проект? Дефиниция и особености – видео
• Последно повикване за курса по основи на проектното управление
• Управлението на риска е начинът, по който зрелите хора управляват проекти
• Четиво за лятото: Raven Young’s Link-fest

Разбира се, управлението на рисковете съвсем не е гадателска дейност, но има много събития, които могат да бъдат предположени и съответно да бъде планирана някаква реакция предварително, за да можем да действаме спокойно и хладнокръвно, когато се случат, а не да се паникьосваме, и в крайна сметка пораженията, които подобни случки могат да нанесат на нашия проект, да бъдат минимизирани.

Това е и целта на семинара по управление на риска, който ще водя на 08.02.2011 в София и на който ви каня да заповядате. На него ще разгледаме различните подходи за идентифициране и противодействие на рисковете, като ще работим върху конкретни примери от действителността. Обещавам, че ще бъде много интересно!

По този повод искам да ви приканя да се включите в обсъждането на два конкретни казуса. Единият е формулиран в страницата на моята фирма – RammSoft – във Фейсбук. Там питам как бихте постъпили, ако ключов член на вашия екип реши да напусне фирмата. Вижте по-подробно условието на въпроса и дайте вашето мнение, а след това поканете колеги и приятели да гласуват. Онзи, който събере най-много гласове, ще спечели правото да участва в семинара безплатно!

За онези, които нямат акаунт в социалната мрежа или просто тук се чувстват по-уютно, предлагам друг казус – по-сложен, според мен:

Ключов служител от страна на възложителя напуска работа, а от него зависи подписването на протоколите по приемането на вашия продукт. Неговият заместник се страхува да приеме вашия продукт и да ви плати уговорените пари, защото това е твърде голяма отговорност за него, а е още в началото на службата си и не е запознат добре с проекта. Това ще доведе до забавяне на приемането и плащането с месеци. Какво ще направите, за да се подготвите срещу подобен риск и как ще действате след като такава ситуация реално възникне?

Споделете мнението си с коментар под този пост, а авторът на онова, което намеря за най-разумно и най-добре аргументирано, ще бъде също възнаграден с безплатно участие на семинара. Срокът за участие е до 03.02 включително, а решението си ще обява на 04.02.

Участвайте и споделете вашето мнение – така ще си бъдем взаимно полезни в работата!

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Вероятност за риск
• Що е проект? Дефиниция и особености – видео
• Последно повикване за курса по основи на проектното управление
• Управлението на риска е начинът, по който зрелите хора управляват проекти
• Четиво за лятото: Raven Young’s Link-fest

Още от времето, когато бях редови програмист, съм се сблъсквал с множество проекти, които или подминават планирания краен срок с много месеци, или стигат до фаза на безсмислен самотек, когато всеки е забравил защо и докога трябва да работим по този проект. За бюджети въобще да не говорим – в огромна част от проектите, в които съм работил, особено в ИТ сферата, големите шефове пазеха тези числа в абсолютна тайна, за да не можем да им задаваме неудобни въпроси.

С течение на времето видях колко грешни за тези подходи и до колко разочарования водят – както за клиента, който не получава нищо свястно като резултат, така и за проектния екип, който излиза обезверен и демотивиран. Затова още тогава започнах да се питам: Защо го правим всичко това? И ако отговорът на някои шефове и колеги беше “За да вземем едни кинти”, то единственият отговор, който вършеше работа за мен, беше “За да постигнем удовлетворение“. За възложителя, който ще може да си върши работата по-добре, и за мен, защото съм допринесъл за това.

Оттам нататък си поставих една проста цел – да работя в успешни проекти. За целта трябваше сам да разбера кое прави проекта успешен и как може да се постигне този успех. Постепенно започнах да откривам най-важните неща – разбиране на същността на проекта, изясняване на бизнес целите на клиента и намирането на вярното решение, които да постигне тези бизнес цели. Започнах и да идентифицирам най-често срещаните грешки, които допускаме в работата си и които водят проектите ни до провал – липсата на комуникация с всички заинтересовани лица – с възложителите, с мениджърите и с членовете на проектния екип, изпадането в бюрократични подробности и изпускането от поглед на главната цел, зарязването на плана и впускането в луд екшън, когато настъпят промени.

Всичко това го открих по мъчителен и болезнен начин – въпреки че бях изчел много книги, повечето от грешките ми се бяха стоварили на собствената глава – било от поради недоволството на клиента, било поради некомпетентността на моите мениджъри или заради собствената ми неопитност. Днес искам просто да споделя това, което съм научил и открил, с онези колеги, които също търсят удовлетворението от работата си, искат да спят спокойно през нощта и да се чувстват горди от проектите, които са завършили.

Затова водя семинари по управление на проекти. Не защото съм по-умен, по-дипломиран или по-сертифициран. А защото си обичам работата и искам клиентите ми да бъдат доволни от онова, което съм свършил за тях. Искам да ценят моя и на моите колеги професионализъм и да ни уважават за това. Моята идея е, че успехът идва от взаимното споделяне, от откровеността в общуването и от търсенето на разумния компромис, който да удовлетворява всички.

Ето защо в семинарите, които водя, не се представям за по-умен от моите курсисти и не се опитвам да давам съвети. Само споделям наблюденията си от личния си опит и поставям въпроси, на които всеки сам трябва да намери отговора за себе си. Отдавна съм разбрал, че няма начин “един размер да пасне на всички” – колкото хора, толкова и изисквания. Затова и всеки проект е уникален и затова всеки проект изисква уникален подход. Това е проклятието и красотата на нашата работа. Важното е да знаем основните принципи, да изповядваме ясни ценности и да преследваме верните цели. Тогава неминуемо ще постигнем успех.

Пътят към истината е чрез диалог. Затова моите семинари не са за хора, които искат някой да им налее знания. Знания не се наливат – те се търсят. Има множество книги, статии, сайтове и курсове, които могат да ви дадат теоретични знания. Моите семинари за за онези, които търсят, за онези, които се съмняват, за онези, които имат идеи, за онези, които се колебаят. Защото в диалога, заедно, ще открием онази истина, която ще ни помогне да открием правилния (за себе си) път и ще ни даде увереност да тръгнем смело по него.

Ако вие сте такива хора – заповядайте! Заедно ще успеем!

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Целите на проекта – видео
• Що е проект? Дефиниция и особености – видео

В тази презентация представям най-популярната и утвърдена дефиниция на понятието “проект” и разкривам елементите на проекта и техните основни характеристики. Забелязал съм, че днес твърде много хора говорят за проекти, но много малко всъщност разбират какво са те и защо съществуват. Идеята на презентацията е, че колкото по-добре човек разбира същността на проекта, толкова шансовете му да го завърши успешно са по-големи.

Тази идея развивам в детайли и на семинара “Управление на проекти за простосмъртни“, който ще се проведе на 09.11.2010 в София. Той е част от темата “Принципи на проектното управление” и разглежда смисъла на проектната работа, значението на проектите за бизнеса и най-важните грешки, които можем да допуснем в работата си по даден проект.

Вижте видеото, а ако ви заинтригува – заповядайте на семинара! На сайта на моята фирма можете да намерите повече информация за него и да се регистрирате за участие. Възползвайте се!

Майк Рам – Що е проект и защо трябва да ни пука? Част 1: Характеристики на проекта

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• Защо хората мразят процесите
• Целите на проекта – видео
• Вероятност за риск
• Как се справяте с рисковете?
• За плановете и планирането

У нас от доста време съществува Българска асоциация по управление на проекти – БАУП, която е групов член на IPMA и като такива, нейните членове имат право на значителни отстъпки от таксата за регистрация. На сайта на конгреса можете да видите повече информация за програмата, за условията за пътуване в Турция и за самата регистрация.

Възползвайте се!

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.

Вижте и тези публикации:

• За плановете и планирането
• Безплатна електронна книга за PRINCE2
• Вероятност за риск
• Как се справяте с рисковете?
• Що е проект? Дефиниция и особености – видео