Как да ангажираме висшия мениджмънт в проекта?
Докладът Chaos (The Chaos Report)
През 1994 г. излиза първият Chaos Report – изследване на успеваемостта на ИТ проектите, проведено от The Standish Group. Tо показва, че успешните проекти за ужасно малко (16%), а прекратените – цели 31%. Въпреки, че методиката и базата на интервюираните се оспорват от мнозина, самият отчет показва доста трагична ситуация в проектното управление в онези години.
Оттогава до сега има и други изследвания на успеваемостта на проектите, а самите Standish Group продължават периодично да организират още такива изследвания. В тях те се опитват не само да разберат процента на успешните проекти, но и причините за успеха и за провала на проектите в ИТ сферата.
Много от тези изследвания установяват, че една от най-важните причини за проблемите на проектите е слабата ангажираност на топ мениджмънта в проекта. В моя опит също има много случаи, когато се е налагала намесата на големия шеф – било да договори важни решения с възложителя, или да повдигне морала на екипа и да им покаже доверие – но това не се е случвало. И започвам да се питам:
Защо се случва това?
Как е възможно един интелигентен човек да пренебрегне това свое задължение, което на всичкото отгоре се оказва, че има фатално значение за проекта?
След известно размишление, стигнах до два вероятни извода – оптимистичен и песимистичен.
Оптимистичният извод
Оптимистичният извод предполага, че шефът е добронамерен, но криво разбира идеите за самостоятелност на екипа и делегиране на права. Това да не се месиш ежедневно в работа на хората си и да не ги микроменажираш, е чудесно. Всяка груба и постоянна намеса демотивира хората. Но има случаи, когато участието на шефа е жизнено важно. Когато настъпят трудни моменти, когато клиентът започне да недоволства и да се опитва да се измъкне от своите ангажименти, когато екипът се изправя пред необходимостта да работи до късно и през почивните дни, тогава е нужна намесата на големия шеф. Той трябва да покаже, че ситуацията е под контрол и да увери хората си, че имат неговата пълна подкрепа в този момент.
Как можем да постигнем по-голяма ангажираност на шефа?
Като бъдем по-активни в комуникацията. Като го държим постоянно в течение на събитията около проекта и при нужда му напомняме с уважение, но категорично, че неговото участие е незаменимо. Успехът на проекта в този случай зависи от нашата комуникативност и настоятелност.
Песимистичният извод
Песимистичният извод предполага, че шефът твърде много се е възгордял. Решил е, че се издигнал над ежедневните проблеми на фирмата и че неговата роля вече е само в това да царува, а не да помага на своите служители да завършват проектите, по които работят. Шефът вече не се интересува от “дребните” подробности и оставя всичко в ръцете на проектния ръководител или направо в ръцете на съдбата. Така или иначе – той си има човек, когото да обвини в случай на неуспех.
Можем ли изобщо да го накараме да се ангажира по-сериозно с нашия проект?
Трудно. В този случай стратегията ни по-скоро би трябвало да бъде да се защитим максимално, като му покажем, че вината за евентуалния провал на проекта би била основно негова. Може би тогава, изнудвайки го по този начин, бихме могли да го накараме да се задейства. Тук ключът е отново в комуникацията, но акцентът е върху това да се използват всички възможни канали:
- телефон, за да не се измъкне,
- срещи на живо, за да му покажем убедително каква е ситуацията,
- писмени документи, за да подчертаем неговите лични ангажименти.
Добре е в комуникацията да бъдат включени и други висшестоящи мениджъри и колеги, така че картината на личната отговорност да бъде ясна за всички.
Тази ситуация е много неприятна, но ако човек държи на работата си, на фирмата, на продукта, който би трябвало да носи ползи за клиента, трябва да мине и през тази пътека, за да доведе своя проект до успешен завършек.
И тук идва моят въпрос към вас: имали ли сте подобни случаи, когато големият шеф се измъква от отговорност към проекта и какви са вашите идеи за това как да го накараме да се ангажира по-активно в работата?
Надявам се, че този въпрос ще провокира интересна дискусия, а за тези, които се интересуват повече от темата, препоръчвам моя курс Управление на проекти за простосмъртни. В него разкривам кои са основните фактори за успеха и за провала на един проект и как да доведем проекта си до успешен край.
Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.