Защо оценките на сроковете в планирането на задачите са твърде занижени?

Защо толкова често занижаваме оценките на сроковете за изпълнение на проектните задачи?

Една статия на блогъра Глен Олман, озаглавена “8 причини поради които оценките на сроковете са занижени” отново ме върна към този въпрос. Статията ме провокира да се замисля над тази тема и да потърся за себе си грешките, които най-често се допускат в ИТ компаниите. Особено в тези, които съм наблюдавал или с които съм работил.

Преките причини за твърде занижените оценки на сроковете могат да се обобщят в следния списък:

1. Обща зараза с необоснован оптимизъм

Оптимизмът е много хубаво нещо – аз самият съм проповедник на позитивното и оптимистично мислене. Но в управлението на проекти трябва да бъдем първо реалисти. Работа на проектния мениджър е да успокоява пристъпите на необоснован оптимизъм и да търси реалистичната оценка. Един от добрите начини да постигне това е, като ползва примери от досегашни проекти.

2. Оценката на супер героя

В екипите на много творчески професии съществува стремежа да докажеш, че си най-добрия. В ИТ сектора той сякаш е най-силно изразен. Има специалисти, които действително са по-талантливи и по-продуктивни от другите. Много често точно това ги кара да дават нереално ниски оценки за времето, необходимо да се свърши дадена задача. Често това става, изхождайки от презумпцията, че те самите биха я свършили много бързо.

Тук грешките са две. Едната е прекомерният оптимизъм, който кара хората да преувеличават своите способности. Втората е неосъзнаването, че при работа в екип задачите се вършат от различни хора и те невинаги имат нашата геройска продуктивност.

Оценките трябва да се дават според способностите на човека, който ще свърши задачата. Ако нямаме информация за неговата производителност, тогава трябва да се използват статистически данни. Данни за средната производителност на член на екипа винаги трябва да се събират и могат да ви бъдат много полезни.

3. Неизползване на статистика

Съвсем логично от предната точка следва, че за всеки проект трябва да се водят отчети и статистика за производителността на екипа. За всеки член на екипа трябва да се следи вида на изпълняваните от него задачи и времето, за което той успява да се справи с тях. Така при следващите проекти мениджърът ще има доста по-точна представа за сроковете за изпълнение на новите задачи. И тази представа ще бъде базирана на реални факти.

4. Пропускане на важни задачи

Често при изготвянето на плана се пропускат важни задачи, за които не се предвижда време или ресурси. И когато изведнъж екипът се изправи пред изненадата, че и те предстоят да бъдат извършени, се оказва, че вече няма време.

Какво може да се направи в такъв случай? Най-доброто лекарство е доброто планиране. Детайлното разбиране на работата (Work Breakdown Structure – WBS) е гаранция, че нищо важно няма да бъде пропуснато. Опитните мениджъри с опитни екипи отделят достатъчно време за планиране, за да са сигурни, че няма да пропуснат важни задачи.

5. Лоша архитектура

Архитектурата на една система е основата, върху която тя се гради. Ако допуснем критични грешки в изработването на архитектурата, всичко, което създаваме след това, може да се срути в миг. Тук единственото спасение е да имате много опитен архитект и да му предоставите достатъчно време да обмисли добра архитектура на системата. Направете прототипи и тествайте всяка важна идея (Proof of Concept) преди да започнете съществената работа, за да не се налага по средата на проекта да преправяте всичко.

И ако все пак се наложи да се преправя архитектурата, направете го веднага, независимо колко е скъпо и колко е болезнено. След това ще живеете спокойно. Много по-голяма грешка е да прикриете дефектите на архитектурата и по-късно, по време на експлоатацията на системата, да преживеете ада на клиентското недоволство.

6. Работа по много проекти (Multitasking)

В много фирми, с които съм работил, съм забелязвал практиката един специалист да работи по няколко проекта едновременно. И проектните мениджъри прилежно си записват в управленската система, която ползват (обикновено Microsoft Project), как Иванчо работи 17% по проект А, 23% по проект Б, 31% по проект В и в останалото си време (ако изобщо му остане някакво време) – по проект Г. Това е най-добрият начин да пропилеете времето на своите хора и да погубите тяхната работоспособност и креативност. Всяко прехвърляне от проект в проект изисква доста време за пренастройване на мисленето и за фокусиране върху задачите. А това е изключително неефективно. Комуникацията с много различни хора разсейва човека и го прави слабо продуктивен.

Постарайте се всеки един от членовете на вашия екип да работи само по този проект и само по една задача в даден момент. Всяко разпиляване е невъзвратима загуба на време!

Какво може да се направи?

Ясно е, че в много от случаите, тези грешки се допускат поради неопитност или неподплатена самоувереност. В много книги даже можете да прочетете в прав текст следния съвет: “За да не ви се случват такива проблеми, вземете най-добрите специалисти в екипа си!”. Това може и да звучи умно, но за съжаление, не винаги е възможно в реалността. В много екипи попаднат хора, които нямат опита да направят точната оценка на времето, нужно да се свърши дадена задача. А нерядко най-висшето ръководство на фирмата налага необоснован оптимизъм и изисква съкращаване на сроковете. Ценните специалисти ги иска всеки проектен ръководител и в крайна сметка ги принуждават да работят многопроектно и многозадачно. В резултат на това убиват тяхната ефективност. А хората, които умеят добре да планират и да проектират системната архитектура, са много малко…

Затова, внимавайте да не допускате описаните по-горе грешки, а ако имате знанията или опита да оцените точно поставените задачи, помагайте на вашите колеги и ги научете и тях! Не очаквайте винаги да работите с най-големите майстори. Често в екипа си ще имате и чираци. Намерете време да им предадете своето знание и своя опит. Само така ще имате хора, на чиито преценки ще можете да разчитате и няма да изпадате в ситуацията от стария виц:

През първите 90% от времето вършим 90% от работата, а през следващите 10% от времето – останалите 90% от работата.

Успех!

Ако харесвате статиите в този блог и се интересувате от тематиката, която разглеждаме, за да си гарантирате, че няма да изпуснете публикация, абонирайте се за съдържанието му чрез RSS feed или по имейл.